Dienstplan
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Der Dienstplan soll nicht nur die Sicherstellung der Pflege über 24 Stunden gewährleisten und den konkreten Personaleinsatz organisieren, sondern dient auch als Nachweis über die Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeitenden bzw. als Nachweis für die Erfüllung der gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen. Regeln dafür enthalten das Arbeitszeitgesetz, das Bundesurlaubsgesetz, die Arbeitsschutzbestimmungen und die Arbeitsverträge. Intern evtl. der Rahmendienstplan einer Einrichtung bzw. der Arbeitsgruppe.

Dienstpläne als Instrumente der Personaleinsatzplanung

Der Dienstplan kann gleichgesetzt werden mit der operativen Personalplanung (konkrete und aktuelle Form der Einteilung) und wird im Pflegebereich in der Regel für den Zeitraum eines Monats oder für vier Wochen erstellt.

Es handelt sich um eine kurzfristige Planung -
„Kurzfristige Personalplanung kann charakterisiert werden als

operative, problemorientierte Planung
in einem konstanten Planungsrahmen
unter Anwendung von Planungsmethoden aus einem bestehenden Methodenpool
zur Umsetzung der Personalstrategie in den betrieblichen Leistungsprozessen.“

Das heißt aber nicht, dass Planungen von Tag zu Tag einfach umgestossen werden sollen oder dürfen. Die Mitarbeitenden haben ein Recht darauf, sich für ihre Freizeit Pläne zu machen, die "der Arbeitgeber" (in Person z. B. der Stationsleitung) nicht willkürlich umstossen darf. "kurzfristig " heißt es also im Gegensatz zu "mittelfristig" = 2-4 Jahre oder "langfristig" jenseits von 5 Jahren.

Die Personaleinsatzplanung anhand der Dienstplanung stellt eine kurzfristig mögliche Steuerungsaufgabe zur Erfüllung detailliert messbarer Teilziele dar. Eine Planung nach qualitativen Gesichtspunkten (Zuordnung von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern auf entsprechende Stellen) ist bei Beginn der Dienstplanung bereits vorausgegangen, so dass eine Planung nach quantitativen Gesichtspunkten folgen kann - die eigentliche Dienstplanerstellung.

Definitionen

Dienstpläne sind Planungsinstrumente. Durch sinnvollen Personaleinsatz wird der Pflegebedarf einer Station unter Berücksichtigung rechtlicher, arbeitsorganisatorischer und arbeitsmedizinischer Faktoren abgedeckt. Häber u. a.(Lit.) bezeichnen die Dienstplanung als Bestandteil der Klientenversorgung, die zu jedem Zeitpunkt, also 24 Stunden am Tag, gewährleistet sein muss. Darüber hinaus haben Dienstpläne einen betriebswirtschaftlichen Nutzen. Aus der Dienstplanung sind Auswertungen und Statistiken über Mitarbeitereinsatz, Mehr- und Minderstunden sowie Mitarbeiterdaten zu überblicken und zu verwalten(z. B. in der Lohnbuchhaltung). Zudem eröffnet sich ein besserer Überblick über die Versorgungsqualitätder zu pflegenden Menschen.

Im Arbeitsvertrag verpflichtet sich die MitarbeiterIn, für ein festgelegtes Entgelt, eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden zu leisten. Der Arbeitgeber legt mittels Dienstplan im Rahmen der genannten Vorgaben fest, wann diese Arbeitszeit absolviert werden muss. Der Begriff „Arbeitszeit“ meint laut Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Beschäftigung ohne Ruhepausen. Unter „Arbeitnehmer“ werden Arbeiter, Angestellte und die zur Berufsausbildung Beschäftigten verstanden. „Nachtzeit“ wird dort auf die Zeit zwischen 23.00 Uhr und 6.00 Uhr festgelegt (??). „Nachtarbeitnehmer“ in diesem Sinne sind Beschäftigte, die entweder Nachtarbeit in Wechselschicht zu leisten haben oder Nachtarbeit an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr erbringen. Ersteres meint die Pflegenden, die überwiegend im Tagdienst arbeiten.

Ziele

Die zentralen Fragestellungen der Personaleinsatzplanung (und somit auch die der Dienstplanung) sind folgende:

1. Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
* Beispiel: Bei der Dienstplanung wäre zu beachten, dass die vorgegebene, notwendige Anzahl an Mitarbeitenden eingeplant wird.
2. Welche Qualifikationen sollten die Mitarbeitenden für die Tätigkeiten aufweisen?
* Beispiel: Es müssen genügend Pflegefachkräfte eingeplant werden.
3. Ab wann und für welchen Zeitraum werden die Mitarbeitenden eingesetzt?
* Beispiel: Wann steht der Mitarbeiter X. im Planungszeitraum zur Verfügung? Dabei sind Versetzungen, Kündigungen, Urlaube usw. bei der Planung zu beachten.
4. Wo ist der Einsatzort der Mitarbeiter?
* Beispiel: Wann arbeitet die Mitarbeiterin Y. an welchem Ort? Wird der Mitarbeitende während der Planungsperiode versetzt, oder "hilft" er/sie an anderer Stelle im Unternehmen "aus"?

Die Antworten auf diese Fragen betreffen die Strukturen der Einrichtung und der Art der Dienstleistungen. Sie können im Rahmendienstplan beantwortet sein, der über längere Zeit verbindliche Grundlage zur Dienstplanersellung ist.

Bei der Dienstplanung sind drei Kriterien zu berücksichtigen, die auch gleichzeitig als Zielvorgaben verwendet werden können und sollten:

1. die Kundenorientierung: das heißt, die Dienstleistung ist an den Wünschen und Bedürfnissen der KundInnen auszurichten. Die Dienstplanung muss deshalb so gestaltet werden, dass einer Realisierung dieser Bedürfnisse Rechnung getragen werden kann.
2. der wirtschaftliche Personaleinsatz: das heißt, dass in Zeiten hoher Arbeitsdichte entsprechend viel und in Zeiten geringerer Arbeitsdichte weniger Personal eingeplant werden soll. Durch knappe Ressourcen ist die Steuerung der Personalmenge eine zentrale Aufgabe bei der Dienstplanung. Die Steuerung kann beispielsweise durch den vermehrten Einsatz von Teilzeitkräften erleichtert werden. Andere Möglichkeiten: Gleitzeit-Regelungen, Einsatz von Fremdfirmen, KapovAZ.
3. die Mitarbeiterzufriedenheit: das heißt, dass den Mitarbeitenden Arbeitszeitgewissheit und eine sorgfältige Planung geboten werden sollten, weil die Arbeitszeiten gerade für das Personal im Pflegebereich durch die Schicht- und Wochenendarbeit bereits zu höheren gesundheitl. Belastungen wie in anderen Berufen führen können. Ebenso sollten Rückrufe während des Urlaubes oder an freien Tagen durch eine optimierte Organisation der Dienstplanung vermieden werden.

Die Einhaltung aller gesetzlichen und sonstigen Vorgaben ist hierbei obligat und selbstverständlich.

Formen und Vorgaben

Bei der Dienstplanung sind zahlreiche rechtliche und formale Vorgaben zu beachten:

Bei der Regelung der Arbeitszeit unterscheidet man grundsätzlich zwei Formen:

1. gesetzlich–öffentlich-rechtliche Bestimmungen und
2. privatrechtliche Bestimmungen = Tarifverträge und/oder Betriebsvereinbarungen.

Zur Errechnung der monatlichen Soll-Arbeitszeit (Pflichtstunden) siehe: Arbeitszeit

gesetzliche Bestimmungen

Die gesetzlichen Bestimmungen sind immer – vom Arbeitgeber wie auch vom Arbeitnehmer – zu beachten. Das Arbeitszeitgesetz gewährleistet die Sicherstellung des Gesundheitszustandes der Arbeitnehmer und garantiert einen Rahmen, der eine Flexibilität bei der Festlegung der Arbeitszeiten bietet. Außerdem werden im Arbeitszeitgesetz diverse Begrifflichkeiten geregelt.

In § 3 Arbeitszeitgesetz wird geklärt, dass die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten darf. Sie kann jedoch auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden Arbeitszeit pro Tag nicht überschritten werden. § 4 regelt die Ruhepausen. Die Dauer einer Pause beträgt 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden beträgt die Ruhepause 45 Minuten. In § 5 ist die Ruhezeit festgelegt. Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. In Pflegeeinrichtungen kann diese Ruhezeit eine Stunde verkürzt werden (das heißt es genügen zehn Stunden), wenn dies in einem bestimmten Zeitraum wieder ausgeglichen wird. Die Nachtarbeit (geregelt in § 8) darf acht Stunden nicht überschreiten. Ausnahme wiederum: Verlängerung auf bis zu zehn Stunden, wenn die Durchschnittsarbeitszeit in einem Ausgleichszeitraum bei maximal acht Stunden liegt. Ausnahmeregelungen zu obigen Sachverhalten gelten für Jugendliche, geregelt im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), und für werdende und stillende Mütter, geregelt im Mutterschutzgesetz (MuSchG). Weitere Ausnahmen gelten für Zivildienstleistende nach dem Zivildienstgesetz (ZDG) und für Menschen mit schwerer Behinderung (geregelt im Gesetz zur Sicherung der Eingliederung Schwerbehinderter in Arbeit, Beruf und Gesellschaft – SchwbG).

privatrechtliche Bestimmungen

* individuell im Arbeitsvertrag (schriftlich oder sehr oft auch verbindlich mündlich) geregelt.
* geltende Tarifvertrage (bei Kirchen auch MAV-Ordnungen)

Formen

Ein Dienstplanformular muss übersichtlich sein (entsprechend einer Vorgabe der Heimaufsicht). Das Format sollte DIN A 3 betragen, was jedoch keine vorgeschriebene Größe ist. Eine eindeutige Symboldarstellung und Erläuterung aller Symbole/Kürzel ist zwingend notwendig - die Legende. In der Regel werden Frühdienste mit F, Spätdienste mit S, Nachtdienste mit N usw. und einer arabischen Ziffer benannt.
Außerdem werden entsprechende Kürzel für Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Freizeitausgleich usw. festgelegt.

„Eine einheitliche Symbolik (Verwendung der Kürzel) innerhalb einer Einrichtung ist notwendig, um eine Nachvollziehbarkeit auch nach langer Zeit sicherzustellen. Außerdem erleichtert sie es allen, den Dienstplan zu verstehen.“

Pro Mitarbeiter sollten drei Zeilen vorhanden sein. Die erste Zeile für den geplanten Dienst (SOLL-Dienste), die zweite Zeile für abweichende Dienste (angeordnete Änderungen) und die dritte Zeile für die Abweichungen vom Soll-Plan(IST-Dienste, z. B. in Form der Angabe der zusätzl. gearbeiteten Minuten).

In manchen Einrichtungen zusätzlich eine 4. Zeile, in der die Anordnung der Änderungen per Namenszeichen der/des Vorgesetzen bestätigt werden muß.

Außerdem sind anzugeben:

* Vor- und Nachname des Mitarbeiters
* die Qualifikation
* die Sollarbeitszeit (Beschäftigungsgrad, -umfang, auch als Prozentangabe möglich)
* der Nachweis für auszugleichende Feiertage, Mehr- und Überstunden (praktisch bedeutet dies das Kenntlichmachen der entsprechenden Ausgleichtage im Ausgleichszeitraum)
* der Dienstplanzeitraum sowie der Wohnbereich, für den dieser Plan gilt
* das Erstellungsdatum, die Unterschrift des Erstellenden (in der Regel die Stations- / Wohnbereichsleitung) und die genehmigende Unterschrift des zuständigen Vorgesetzten (in der Regel die Pflegedienstleitung)
* die Abschlussunterschrift der beiden genannten Funktionsträger erfolgt nochmals nach Abrechnung des so genannten IST-Planes.

Diese Angaben können in Spalten vor oder nach dem Monatsblock erfolgen. Eine Frage der Übersichtlichkeit.

Wie lange im Voraus der Dienstplan aushängen muss, ist nicht verbindlich geregelt. Empfohlen werden für eine Vorabversion sechs Wochen vor Inkrafttreten des verbindlichen Planes.

Häber u. a. zeigen folgende zeitliche Vorgehensweise am Beispiel des Universitätsklinikums Heidelberg: Etwa einen Monat vor Inkrafttreten des Dienstplanes wird mit der Dienstplanung begonnen (egal ob rechnergestützt oder nicht, der Prozess bleibt im Prinzip gleich). In der ersten Dienstplanversion wird versucht, den Wünschen des Pflegepersonales gerecht zu werden beziehungsweise diese in den Planungen zu berücksichtigen. Diese erste Version des Planes wird von der Pflegedienstleitung geprüft, gegebenenfalls kommt es zu Änderungen.

Für die Berechnung der monatlichen Sollstunden siehe weiter unter Arbeitszeit.

Der Dienstplan ist arbeitsrechtlich ein Dokument und es gilt, ihn als solches zu behandeln. Eintragungen und Änderungen müssen zweifelsfrei nachvollziehbar sein:

„Neben der Wahrheit muss das Dokument auch Klarheit schaffen.“

Aus diesem Grund müssen Eintragungen für den Betrachter eindeutig und nachvollziehbar beziehungsweise logisch sein. Die Benutzung von Tipp-Ex®, Bleistift oder Füller ist wegen des Gebotes der Echtheit untersagt. Eine Streichung bis zur Unkenntlichkeit der Daten ist ebenfalls nicht erlaubt. Deshalb sollte das Formular auch nicht zu klein gedruckt sein.

Einen Dienstplan adäquat zu führen und diesen als Dokument zu betrachten ist grundsätzlich notwendig ...

* zur eigenen Sicherheit (Beweis der geleisteten Arbeit, haftungsrechtliche Sicht)
* zur Information von KollegInnen und Vorgesetzten
* zur Steuerung der weiteren Dienstplanung und
* als Nachweis für den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MdK), die Heimaufsicht und andere Institutionen.

Wichtig noch: Pausen, Urlaub, Ausfallzeiten. - hier noch Lücke -

Das Vorgehen in 8 Schritten

1. Schritt: Beschreibung der zu erbringenden Leistungen (Das wird den KundInnen/PatientInnen ja vertraglich zugesichert. Umsetzung in der Pflegeplanung). Möglichst in klaren zeitlichen Dimensionen. Wo präzise Angaben fehlen: von-bis-Werte. Aufgeteilt nach Berufsgruppen und danach, ob die Erbringung an bestimmte Zeiten gebunden oder wieweit sie flexibel ist = Pflegeaufwand / Pflegebedarf

2. Schritt: Berücksichtigung gesetzlicher Erfordernisse (oder vertragl. Vereinbarungen). Beispiele: Urlaubsansprüche, Freistellungen für BR-Tätigkeit, FoBi´s, Schwerbehinderteneigenschaften, Krankheitsausfall, Schultagen der Azubi´s, .............. . Für die Ausfälle sind mindestens die kalkulatorischen Zeiten vorzuhalten, die auf länger entstandenen Erfahrungswerten basieren. Ohne solche Berücksichtigung in der Planung (Organisationsmangel) käme es zwangsläufig zu Personalengpässen und damit zum Risiko von Pflegefehlern.

3. Schritt: Abgleich dieser Zahlen mit vorhandenem Personal ergibt Unter- oder Überdeckung. Bei Überdeckung ist die Annahme weiterer Dienstleistungen zu überprüfen. Mittel- oder längerfristig kommen Vertragsänderungen in Betracht. Kurzfristig kann Ausgleich mit/von Frei- und Urlaubsansprüchen weiterhelfen. (Vorsicht - Ein wiederholtes Unterschreiten der Mindestgrenze hat drei mögliche Konsequenzen: Überforderung der Beschäftigten mit den Folgen von Unzufriedenheit oder Krankheit, Vertragsverletzung gegenüber den alten Menschen durch Minderleistung bis hin zur Körperverletzung oder Imageverluste des Hauses, die nur sehr langsam ausgleichbar wären ( hat auch betriebswirtschaftl. Folgen ! )).

4. Schritt: Berücksichtigung der betriebl. und individuellen arbeitsvertragl. Gegebenheiten wie Schichtlänge, -zeiten, Lage freier Tage und dienstfr. Wochenende(WE). Vorab Klärung, wie bei Unterschreiten der Mindestanwesenheit vorzugehen ist. Damit klar ist, wer in so einem Fall die Suche nach Ersatz am Telefon aufnimmt. Aber damit z. B. auch nicht immer die gleiche Kollegin aus dem freien WE geholt wird.

Diese Mindesterfordernisse sollten für jede Station und Schichtform festgelegt werden und allen bekannt sein = Rahmendienstplan (mit Mindest-, Soll- und optimaler Besetzung).

5. Schritt: Feinplanung unter Berücksichtigung von angemeldeten Urlaubsansprüchen, Schwangerschaftsfreistellungen u.ä; erforderl. Pausen, Freie Tage für AZ-Verkürzung. Einarbeitung des Nachtdienstes; evtl. Ablaufschema für rollierende freie Wochentage benutzen.

Die Erfüllung der Mindesterfordernisse überprüfen.
Dazu sollte für jede Schicht in einer Hilfszeile zusammengezählt werden, wie groß die Schichtbesetzung an dem einzelnen Tag ist, um danach leichter unter- und überbesetzte Tage ausgleichen zu können.

6. Schritt: Aushang des Entwurfs zunächst bis ungefähr klar ist, welche Plus-/ Minus-Stunden noch berücksichtigt werden sollen (Dieser "Entwurfs-Zeitraum" sollte allen bekannt sein). Tauschwünsche - soweit betriebsüblich - können dann noch eingearbeitet werden.

7. Schritt: Bekanntgabe des verbindlichen Plans bis zum 28. des Vormonats bzw. dem davor liegenden Freitagmittag (Oder zum sonst -innerbetrieblich festgelegten- spätest akzeptablen Zeitpunkt). (Hinweis auf die Rechtsprechung: Mitarbeitende müssen nicht generell akzeptieren, von Tag zu Tag anders eingeteilt zu werden als vorab geplant oder vorhersehbar war. Organisationsmängel werden von Arbeitsgerichten nicht als Notstand akzeptiert.)

8. Schritt: Abrechnung des Vormonats - Abgabe im Personalbüro/Lohnbuchhaltung.

- darauf basierend die Erstellung der Vorplanung für die beiden folgenden Monate (z. B. erforderlich für Personaleinstellungen)

Bemerkung zur Abfolge von Schritt 7 / Schritt 8: Dazwischen liegt ein arbeits- und änderungsreicher Monat. Dazu (Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Mehrarbeit) siehe oben das Stichwort Klarheit. Je mehr im Vorfeld getan wird, damit der Dienstplan im Einverständnis aller Beteiligten erstellt wird, desto weniger Ärger gibt es "unterwegs" durch Änderungswünsche. Notwendige Änderungen auf Grund von Krankheiten belasten die Mitarbeitenden sowieso sehr stark.

notwendige Hilfsmittel

Diese Hilfsmittel werden bei einer Planung von Kopf und Hand benötigt. Bei einer Planung am PC sieht es etwas anders aus.

* Urlaubsplan
* Geburtstagsliste der Mitarb., um dies zu berücksichtigen
* Jahresübersicht Feste und Feiern der Einrichtung
* Sollstunden-Liste, inkl. Umrechnung für Teilzeitkräfte
* Plan der Vormonate und lfd. Monat

* Rahmendienstplan
* evtl. Rotationsschema für die Lage der fr. Tage (besonders bei einer 5-Tage-Woche wichtig)
* Wunschliste (soweit dies berücksichtigt werden kann)

* Türschild - Nicht stören, Telefonvertretung regeln(Anmerkung 2)
* leere Formulare
* großer Papierkorb
* 2 kg Ruhe, 100 g Konzentration

Anmerkung 2: Der Zeitaufwand für die Dienstplan-Erstellung wird um so größer je mehr Unterbrechungen dabei stattfinden (das hat nichts mit der Berechtigung der Unterbrechung zu tun). Beim Arbeitgeber sollte ein Interesse daran bestehen, dass die Leitungskräfte der unteren und mittleren Führungsebene nicht zu lange von den anderen Aufgaben abgehalten werden, indem z. B. ein ruhiger Arbeitsplatz für die Dauer der Dienstplan-Erstellung zur Verfügung gestellt wird. Eigentlich ist es unglaublich, dass Dienstpläne in privaten Räumen erstellt werden müssen, weil es am Arbeitsplatz nirgends möglich ist. Die Dauer der Dienstplan-Erstellung kann je nach Umgebungsbedingungen leicht zwischen 2 und 12 Stunden schwanken.